مقبوضات المقترضين غير المحددة وغير المطابقة لدى مقدم الخدمة

تنتج عمليات التحصيل الكبيرة دائما مقبوضات لا يمكن مطابقتها فورا بمقترض أو قرض: مراجع مفقودة، ودفعات عبر أطراف ثالثة، ودفعات مكررة، ودفعات زائدة بعد السداد. وحيث تكون التحصيلات داخل قائمة المركز المالي لمقدم الخدمة، تكون هذه المبالغ التزامات تجاه الممولين أو المقترضين لا أموالا لمقدم الخدمة. وتولّد الأرصدة القديمة غير المطابقة ضغطا لتحريرها إلى الدخل؛ وهذا غير صحيح في الغالب الأعم، لأن الالتزام لا ينقضي لمجرد أن أحدا لم يطالب به. كما أن ضعف الرقابة على الحسابات المعلقة من أبرز المخاطر التشغيلية ومخاطر السلوك في نشاط الخدمة.

هل التحصيلات داخل قائمة المركز المالي لمقدم الخدمة (انظر مسألة التحصيلات نيابة عن الممولين)، بحيث تكون المقبوضات غير المحددة التزاما عليه، أم في حسابات باسم الممول، بحيث لا يحتفظ مقدم الخدمة إلا بسجلات المطابقة؟ ماذا ينص التفويض بشأن المبالغ غير المحددة: هل يجب تحويلها إلى الممول بعد فترة، أم ردها إلى الدافع، أم الاحتفاظ بها؟ هل توجد آلية موثقة للتحقق والتعمير والتصعيد والمعالجة؟ هل أدى حدث قانوني إلى انقضاء الالتزام (إبراء تعاقدي، أو قرار قانوني نهائي، أو نقل نظامي للأموال غير المطالب بها)؟ هل تُحدد الدفعات الزائدة من المقترضين وتُرد بدلا من تركها معلقة؟

1. عند الاستلام، سجل المبالغ غير المحددة في حساب التزام معلق مخصص، لا في الإيراد ولا كتخفيض للتكاليف.
2. تحقق يوميا باستخدام مراجع الدفع وبيانات القنوات والتواصل مع المقترضين؛ وطابق المبالغ المحددة وانقلها إلى الالتزام تجاه الممول المعني أو إلى حساب المقترض.
3. عمّر رصيد الحساب المعلق وصعّد البنود التي تتجاوز حدودا محددة.
4. طبّق التفويض: حوّل المبالغ غير المحددة المعمّرة إلى الممول حيث يشترط التفويض ذلك، أو رُد الدفعات الزائدة المحددة إلى المقترض.
5. لا تستبعد الالتزام إلا عند انقضائه، أي عند الوفاء به أو إلغائه أو انتهاء أجله؛ ومرور الوقت دون مطالبة ليس انقضاء.
6. إذا انقضى الالتزام فعلا لصالح مقدم الخدمة (وهذا نادر، ولا يكون إلا حيث يؤكد الرأي القانوني أنه لم يعد للممول ولا للدافع أي حق)، فاعترف بالمكسب كدخل آخر لا كإيراد خدمة.
7. طابق حسابات التحصيل والحساب المعلق والمبالغ المستحقة للممولين شهريا على الأقل، وتحقق من الفروقات غير المطابقة بدلا من شطبها.

قِس الالتزامات المعلقة بالمبالغ المستلمة. ولا تخصمها ولا تخفضها باحتمال عدم المطالبة بها أبدا. وحيث يشير فرق غير مطابق إلى عجز (نقد أقل من الالتزامات المستحقة)، فاعترف بخسارة مقدم الخدمة نفسه كمصروف، وانظر فيما إذا كان العجز ينشئ مطالبة من الممول بموجب التفويض.

أفصح، حيثما كان ذلك جوهريا، عن: (1) مبلغ المقبوضات غير المحددة ضمن الالتزامات تجاه الممولين أو الدائنين الآخرين؛ (2) السياسة المتبعة للتحقق من المبالغ غير المحددة أو تحويلها أو ردها؛ (3) أي مكاسب معترف بها من انقضاء هذه الالتزامات وأساسها القانوني؛ (4) أي متطلبات رقابية ذات صلة بالأموال غير المطالب بها أو أموال العملاء.

• تحرير الأرصدة المعلقة القديمة إلى الدخل لأنها لم يُطالب بها بعد فترة محددة
• مقاصة الأرصدة الدائنة غير المحددة مع فروقات مدينة غير مرتبطة في المطابقة
• ترك الدفعات الزائدة من المقترضين معلقة بدلا من ردها
• الاعتراف بمكاسب الانقضاء كإيراد خدمة
• ترك الحساب المعلق دون تعمير أو مراجعة
• معاملة حالات العجز غير المطابقة كفروقات توقيت إلى أجل غير مسمى.